Cuando hablamos de universidades, solemos escuchar la voz de los académicos. Cuando hablamos de transformación digital y del impacto de la tecnología en la experiencia universitaria, son los equipos de gobierno los que habitualmente comparten sus proyectos y reclamaciones. Desde EsdiES queremos enriquecer esta visión unilateral con la incorporación de las opiniones e iniciativas de la industria de la tecnología educativa, un colectivo de enorme pujanza que conoce con precisión, desde una experiencia directa, la realidad del sistema universitario. Para ello, hemos entrevistado a 20 entidades, clústeres, asociaciones, así como grandes, medianas y pequeñas empresas, nacionales o internacionales. El resultado es un análisis con una riqueza excepcional que nos ilumina aspectos tan esenciales como ignorados para la tan añorada transformación digital de las universidades.
Manuel Rivera es Director de Comunicación y Marketing de UNIVERSITAS XXI, donde lidera desde 2009 la estrategia de posicionamiento de la empresa en el ámbito de la transformación digital universitaria. Con una sólida formación en ingeniería informática y diversos másteres en gestión universitaria y empresarial, su trayectoria combina experiencia en multinacionales tecnológicas con una fuerte implicación en el desarrollo de soluciones innovadoras para el sector educativo. Es además miembro del Patronato de la Fundación Internacional UNIVERSITAS XXI y colaborador habitual en foros sobre gestión y digitalización en la educación superior
UNIVERSITAS XXI es una empresa especializada en soluciones tecnológicas para la gestión integral de universidades, con una destacada presencia en el ámbito iberoamericano. Su misión es acompañar a las instituciones de educación superior en sus procesos de transformación digital, ofreciendo herramientas que mejoran la eficiencia administrativa, la experiencia del usuario y la toma de decisiones estratégicas. Con más de dos décadas de trayectoria, la compañía es un referente en innovación aplicada a la gestión universitaria.
¿Cómo ha cambiado el aprendizaje en estos cinco años en las universidades virtuales?
Las universidades online llevan operando con éxito desde mucho antes de la pandemia, y el aprovechamiento progresivo de las innovaciones tecnológicas ha sido una constante en su desarrollo. En ese sentido, para estas universidades, más que un cambio en sus métodos de enseñanza-aprendizaje, que por otra parte siempre han estado mayoritariamente a la vanguardia respecto a las innovaciones docentes, la pandemia ha representado la “normalización” de la enseñanza online.
Puede discutirse respecto a la bondades que aporta el modelo online o el modelo presencial, pero nadie discute que el modelo online bien desarrollado es perfectamente válido para garantizar los estándares de aprendizaje necesarios y exigibles por la sociedad, a la par que permite desarrollar competencias y habilidades tales como trabajo en equipo, perseverancia y esfuerzo, comunicación oral y escrita, etc.
Las universidades tienen sistemas informáticos de gestión, como puede ser UNIVERSITAS XXI, sistema utilizado de forma mayoritaria, que permiten gestionar de forma automatizada y eficiente buena parte de los procesos de gestión de una universidad
¿Cuál es el nivel de digitalización de las universidades españolas comparadas con las anglosajonas o centro europeas?
En el ámbito de la gestión, que conozco muy bien, el nivel de digitalización de las universidades españolas es alto, y en su comparación con universidades francesas, alemanas o italianas, el balance es equiparable o incluso moderadamente positivo a favor de las universidades españolas. El mercado anglosajón es muy amplio y variado, habiendo universidades a la vanguardia del uso de la tecnología y otras por detrás de nuestros estándares.
Las universidades tienen sistemas informáticos de gestión, como puede ser UNIVERSITAS XXI, sistema utilizado de forma mayoritaria, que permiten gestionar de forma automatizada y eficiente buena parte de los procesos de gestión de una universidad.
Esos sistemas permiten desarrollar toda la relación con sus estudiantes sin necesidad de presencialidad ni papel: admisión, matriculación, gestión administrativa, calificación, emisión de títulos y certificados… También permiten una gestión informatizada de la oferta docente, preparación de los diferentes tipos de titulaciones con sus asignaturas, horarios, aulas o laboratorios, etc. Igualmente disponen de sistemas que informatizan la gestión de las actividades de investigación, captación de fondos para investigación, justificación de datos ante los organismos financiadores, gestión de la producción científica, explotación de productos de la actividad investigadora, etc.
el nivel de digitalización de las universidades españolas es alto, y en su comparación con universidades francesas, alemanas o italianas, el balance es equiparable o incluso moderadamente positivo a favor de las universidades españolas. El mercado anglosajón es muy amplio y variado
Asimismo, esos sistemas permiten tener informatizados todos los procesos de gestión de personal: contratación, formación, gestión administrativa, cálculo y pago salarial, evaluación del desempeño, desarrollo profesional… E igualmente, esos sistemas permiten realizar toda la gestión económica y financiera de la universidad de forma informatizada, desde la elaboración del presupuesto, la gestión financiera y contable, la gestión de ingresos y gastos, la contabilidad analítica, etc. Todos esos sistemas disponen de mecanismos para incorporar la firma electrónica y una gestión documental electrónica, así como mecanismos de analítica de datos para el control de gestión y la toma de decisiones de nivel directivo.
En el ámbito de la utilización de la IA en las universidades, en general en los países de la Unión Europea el debate entre uso indiscriminado y conciencia sobre su impacto en la confidencialidad, la propiedad intelectual, los sesgos, ha conllevado una incorporación más lenta que en otras latitudes donde priman más aspectos como la innovación tecnológica.
¿El uso de la tecnología, tanto en la docencia como en la gestión, está marcando diferencias entre las universidades públicas y privadas?
En el ámbito de la gestión es muy pareja la situación. Las privadas destacan en la alta informatización de los procesos de admisión, con sistemas web de generación de leads, y sistemas CRM avanzados para desarrollar un proceso de admisión muy personalizado, eficiente y eficaz. Las públicas destacan en la robusta informatización de los procesos de gestión de la investigación, con potentes sistemas informáticos que cubren el abanico completo de procesos, desde la gestión de oportunidades de financiación de proyectos de investigación, hasta la gestión de la transferencia y explotación de los resultados obtenidos, pasando por toda la gestión financiera y de actividades de los proyectos de investigación.
Las privadas destacan en la alta informatización de los procesos de admisión, con sistemas web de generación de leads, y sistemas CRM avanzados para desarrollar un proceso de admisión muy personalizado, eficiente y eficaz. Las públicas destacan en la robusta informatización de los procesos de gestión de la investigación
En el ámbito de la docencia, en general en las privadas hay un mayor despliegue de modelos docentes innovadores, que normalmente se apoyan en la tecnología. La “gamificación”, las prácticas con simuladores, la presentación de trabajos utilizando herramientas tecnológicas, el uso de plataformas de realidad virtual, etc. son más habituales en universidades privadas, aunque pueden encontrarse buenas referencias en las públicas, en las que depende en mayor medida del profesorado.
En cuanto a la incorporación de la IA, no parece que la naturaleza de privada o pública condicione demasiado este aspecto. Tanto públicas como privadas han centrado sus primeros esfuerzos en establecer pautas de uso y control en el ámbito docente, y también para el ámbito de la gestión, donde se han centrado en plantear escenarios de uso en los que la IA representa una herramienta de ayuda a las personas en su trabajo diario como elemento de mayor productividad, y se vislumbra en el horizonte el uso de agentes de IA para automatizar procesos que se han quedado fuera de la integración entre aplicaciones.
Hemos cumplido los cinco años desde que el confinamiento por el COVID nos obligó a repensar el mundo, también la educación superior. ¿En qué ha quedado la denominada “transformación digital” que en aquel momento se plantearon las universidades? ¿Es una prioridad el cambio cultural de la digitalización?
Mi visión general de la situación es la siguiente, por un lado, antes de la pandemia ya existían importantes universidades online, tales como la UNED, la UOC, la VIU, la UDIMA, la UNIR… lo cual nos indica que el servicio prestado por una universidad es técnicamente posible realizarlo de forma completamente online; sin entrar en el debate de si el aprendizaje online es comparable con el presencial. Asimismo, igualmente antes de la pandemia, las universidades presenciales ya contaban con plataformas de campus virtual donde era posible publicar contenidos docentes y realizar diferentes tipos de ejercicios para el aprendizaje.
el servicio prestado por una universidad es técnicamente posible realizarlo de forma completamente online; sin entrar en el debate de si el aprendizaje online es comparable con el presencial
Por otro lado, es un hecho que la educación universitaria fue uno de los servicios públicos que apenas pararon con motivo del confinamiento, y particularmente las universidades presenciales reaccionaron con rapidez y ampliaron sus plataformas de docencia en línea y de trabajo colaborativo para transformar lo que hasta entonces eran herramientas de apoyo denominadas generalmente como “campus virtual” en su único campus, donde se llevó a cabo la docencia, la colaboración, los laboratorios, los exámenes… Es decir, se convirtieron en universidades online en unos pocos días. El reto no sólo fue de escalado tecnológico, sino de soporte a profesorado y estudiantado en el uso de esas herramientas, que antes eran complementarias y en ese momento se convirtieron en imprescindibles.
En ese urgente escalado en el uso de las plataformas online, el paso a la “nube” fue una de las tendencias clave. La nube ofreció la escalabilidad que requería esa situación excepcional, y tras ese proceso, la utilización tanto de infraestructuras como de soluciones en la nube se ha visto como algo natural en las universidades; siendo compatible con que todavía muchas de ellas siguen teniendo sus centros de proceso de datos, y algunas de ellas incluso sus centros de supercomputación. Lo que está claro en este sentido es que el paso por la pandemia ha naturalizado el uso de la nube las universidades y lo ha convertido en la tendencia de futuro.
Pasados aquellos dos cursos 2019-20 y 2020-21 de mayor impacto de la pandemia y con diversos grados de actividad online, las universidades presenciales volvieron a la docencia presencial al 100%. No por cuestiones tecnológicas, sino por cuestiones pedagógicas. El paso por esa etapa permitió a las universidades tomar conciencia de las grandes posibilidades de la tecnología en la actividad docente, y en las posibilidades que ello les ofrece para ampliar su oferta formativa, principalmente en estudios de postgrado y de formación continua, mediante modelos online o modelos híbridos.
La pandemia supuso acelerar y extender determinados procesos automatizados que eliminaron totalmente el papel y asentaron el uso de la firma electrónica
Por su parte, tras la pandemia, la comunidad de estudiantes se ha vuelto mucho más exigente a la hora de asistir presencialmente a clase. Tomaron conciencia de que era posible estudiar y superar las asignaturas partiendo del material online disponible dentro y fuera de las propias plataformas de sus universidades: apuntes, video-clases, ejercicios… se acostumbraron a ello, y han sentado las bases de comportamiento incluso de los estudiantes de nuevo ingreso que han accedido a la universidad tras haber finalizado la etapa post-pandémica. Digamos que la pandemia ha acentuado un comportamiento ya clásico de mucho tiempo atrás, y los estudiantes se piensan mucho el desplazarse al campus si no tienen en el día clase con un buen profesorado o prácticas que requieran presencialidad.
Lo que ha cambiado de forma sustancial, al igual que en otras organizaciones de otros sectores, es la actividad colaborativa. Las plataformas como MS Teams para trabajar en equipo de forma remota, realizando videollamadas grupales, compartiendo conversaciones, documentos, etc. llegó en la pandemia para quedarse “también en las universidades”. Las reuniones presenciales se han transformado en gran medida en sesiones de trabajo online, siendo que las universidades presenciales no son de las organizaciones en las que el teletrabajo (otra cuestión relevante derivada de la pandemia) sea mayoritario.
Con carácter general las universidades presenciales tras la pandemia han mantenido políticas de teletrabajo de baja intensidad, en la que sus empleados de gestión (PTGAS) pueden trabajar algún día de forma remota, pero la mayor parte del tiempo han de hacerlo de forma presencial. En este sentido, cabría diferenciar entre universidades públicas y privadas, siendo las privadas las que han mantenido un mayor grado de intensidad y flexibilidad en el teletrabajo, pero en todo caso no de forma significativa.
En el ámbito de la gestión, la senda de la automatización ha seguido un camino progresivo e imparable, iniciado hace décadas. La pandemia supuso acelerar y extender determinados procesos automatizados que eliminaron totalmente el papel y asentaron el uso de la firma electrónica. Los ERP para la gestión académica, la gestión de la investigación, la gestión económica y la gestión del personal eran ya una realidad décadas antes de la llegada de la pandemia, y muchos de los procesos de gestión universitaria estaban ya informatizados.
En los años inmediatamente posteriores al confinamiento se ha podido observar un aumento de la puesta en marcha de sistemas CRM para mejorar los procesos de captación y admisión de estudiantes. Asimismo, los proyectos relacionados con la ciberseguridad han sido otro de los aspectos destacables de los últimos años en las universidades, que se han dotado de procesos, personal y herramientas para asegurar la seguridad informática en su actividad y la seguridad de los datos que registran y utilizan para ello.
Y como no, lo que ha supuesto un aluvión de iniciativas y estudios en el último año y medio es todo lo relativo a la incorporación y aprovechamiento de la Inteligencia Artificial. Este aspecto será el que monopolice los proyectos tecnológicos de los próximos años en las universidades, al igual que está sucediendo en otros sectores.
la pandemia ha representado la “normalización” de la enseñanza online
¿Cómo ha cambiado en las universidades presenciales la docencia con el uso de las tecnologías del aprendizaje en estos cinco años?
Como he comentado, la tendencia general ha sido el regreso a las aulas, pero en un contexto en el que tanto profesorado como estudiantado se han acostumbrado a un uso intensivo de la tecnología docente. La utilización de clases grabadas y la utilización de herramientas para realizar ejercicios online se ha potenciado respecto al momento pre-pandemia, como métodos complementarios a la tradicional clase magistral presencial.
Adicionalmente al uso de las tecnologías del aprendizaje, está la tendencia a utilizar métodos pedagógicos diferentes impulsados por una corriente de innovación docente vinculada a las directrices del plan Bolonia. En ese sentido, con carácter general todas las universidades tienen iniciativas que promueven la innovación docente entre su profesorado.
Y como elemento destacable de estos últimos tiempos tenemos la llegada de la Inteligencia Artificial generativa, que ha creado una oleada de iniciativas, siendo la docencia uno de los ámbitos donde ha impactado con fuerza. Algunas corrientes abogan por controlar y limitar su uso, y otras por incorporarla con mucha flexibilidad. Lo que está claro es que es una tecnología con una gran capacidad para modificar los planteamientos de aprendizaje, y donde por ejemplo la mera entrega de trabajos con control de plagio puede no ser un planteamiento válido y parece que ello está llevando a potenciar las exposiciones orales de los trabajos.
la tendencia general ha sido el regreso a las aulas, pero en un contexto en el que tanto profesorado como estudiantado se han acostumbrado a un uso intensivo de la tecnología docente
¿Cómo están aprovechando las universidades españolas las posibilidades de la tecnología para la internacionalización de sus instituciones?
El ámbito de la internacionalización también ha estado informatizado desde tiempo antes de la pandemia, y las universidades disponen de sistemas que les permiten desarrollar las relaciones con otras universidades y recoger toda la información relativa a los convenios de intercambio de plazas de estudiantes y profesorado.
Los estudiantes internacionales pueden matricularse de forma remota, gestionar el pago con mecanismos multidivisa en caso necesario, desarrollar toda su vida estudiantil como cualquier estudiante nacional, y regresar a sus universidades de origen con las certificaciones necesarias.
Las universidades españolas son un destino muy deseado de los programas Erasmus+ y de estudiantes de países de América Latina, así como de estudiantes asiáticos, y desde hace mucho tiempo tienen tanto sus procesos como sus páginas web adaptadas para esta situación. En el reto de la internacionalización de las universidades, la tecnología juega un papel facilitador, siendo otros aspectos importantes el idioma, la calidad de la enseñanza, la experiencia de estudiante, etc.
a un agente inteligente podríamos darle la tarea de tutorizar a estudiantes en una asignatura. El agente a partir de datos de contexto y de datos académicos de la persona podría sugerirle un tipo de ejercicios para practicar que considera que van a ser beneficiosos para la persona en su objetivo de superar esa asignatura
¿Puede haber en el siglo XXI una educación superior que no tenga plenamente integrada en su práctica docente y en su relación con el estudiantado a los agentes digitales?
Si por agentes digitales entendemos a los más comúnmente denominados agentes de Inteligencia Artificial, efectivamente en estos momentos se considera que esta nueva herramienta va a tener un despliegue muy potente en muchos sectores y procesos, y particularmente en la universidad debería ocurrir de forma similar.
Los agentes de Inteligencia Artificial permiten automatizar tareas que ahora mismo realiza una persona, sin necesidad de programar un automatismo para esa tarea. Para ello utilizan capacidades para percibir el entorno y poder actuar en base a la orientación que se les haya indicado. Por ejemplo, a un agente inteligente podríamos darle la tarea de tutorizar a estudiantes en una asignatura. El agente a partir de datos de contexto y de datos académicos de la persona podría sugerirle un tipo de ejercicios para practicar que considera que van a ser beneficiosos para la persona en su objetivo de superar esa asignatura.
Podemos atisbar que el desarrollo de los agentes de Inteligencia Artificial va a representar un gran avance en las posibilidades de personalización del proceso de aprendizaje y de la experiencia de aprendizaje y de vida estudiantil.
La IA va a tener un despliegue muy potente en muchos sectores y procesos, y particularmente en la universidad debería ocurrir de forma similar
¿Está amenazado el futuro de las universidades por las plataformas digitales de aprendizaje?
Desde luego que los modelos de aprendizaje parecen estar en una fase aún incipiente de metamorfosis, y la tecnología tiene mucho que ver con ello. Las posibilidades de la tecnología y de los nuevos modelos de servicio basados en la digitalización han permitido que afloraren plataformas de aprendizaje novedosas y diferentes.
En un mundo donde el conocimiento está al alcance de todos y se valoran mucho las habilidades (soft skills), las plataformas digitales de aprendizaje, junto a los nuevos mecanismos de certificación de ese conocimiento o esas habilidades, como pueden ser las microcredenciales digitales, pueden acabar posicionándose con firmeza como una alternativa a la formación más tradicional de las universidades. En ese sentido, las universidades parecen haber reaccionado, y muchas de ellas ya ofrecen microtítulos con sus correspondientes credenciales digitales, que juntándolas conforman itinerarios formativos coherentes y por tanto certificaciones de mayor entidad.
¿Cuál es la situación de las empresas españolas de tecnología educativa?
En el ámbito de la tecnología para la gestión universitaria, que es el que conozco al detalle, puedo decir que UNIVERSITAS XXI, empresa 100% española y universitaria, con más de 30 años de vida, es líder del sector no sólo en España sino en varios países de América Latina, teniendo como clientes a más de 100 universidades, y contando con más de 450 profesionales entre sus oficinas de España y Colombia. Es una empresa moderna, apoyada en las últimas tecnologías como las arquitecturas en la nube, las metodologías ágiles, métodos productivos automatizados basados en DevOps y con uso de la IA, comprometida con la seguridad, y con la usabilidad y la accesibilidad de sus soluciones, y orientada a la calidad y a la satisfacción de sus clientes, y de ello dan fe las entidades independientes que la han certificado en las mejores prácticas y estándares del mercado, tales como ISO 27001, ENS, EFQM 600+, etc.
¿Desde el punto de vista de UNIVERSITAS XXI en qué faceta se podría mejorar la digitalización de las universidades?
Estamos en un momento en el que la llegada de la IA generativa va a revolucionar las organizaciones y la digitalización de los procesos. La universidad no va a ser ajena a ese proceso y en los próximos años veremos tanto en el ámbito de la docencia y de la investigación, como en el de la gestión, se llevan a cabo importantes proyectos y avances en la digitalización de los procesos y actividades de las universidades, donde seguramente el foco sea la personalización del proceso de aprendizaje, la optimización de procesos, y el aumento de la productividad.
