Una app universitaria es una herramienta muy potente para gestionar la relación con los diferentes colectivos que se interactúan frecuentemente con la universidad, potenciando la imagen de la universidad, mejorando la experiencia de los usuarios y optimizando los procesos de gestión de la universidad
MANUEL RIVERA
Sobre las apps y las universidades
Las apps (esas aplicaciones para móviles y tabletas) son imprescindibles en nuestro día a día.
Diversos estudios de mercado, y mi propia experiencia, tanto en mis funciones directivas de marketing de nuestra app para universidades, como en mi faceta de usuario y consumidor, constatan que los usuarios, ante la posibilidad de utilizar una app o una web para relacionarse con una entidad, optan mayoritariamente por usar la app.
Una app por el sólo hecho de estar instalada en el móvil ya está generando presencia de marca (branding), pues el usuario la visualiza cuando utiliza su móvil. De ahí la importancia de un buen incono de app, y en general de un cuidado diseño gráfico de toda la app y de su usabilidad.
Además, adicionalmente a las propias funciones de la app o la web, con la app el usuario disfruta de funcionalidades propias de las apps móviles y de su integración con otras capacidades del dispositivo, tales como notificaciones, integración con GPS y mapas, con la cámara, con aplicaciones de mensajería, con llamadas telefónicas, con mecanismos de pago, etc. Además, una app puede llegar a ofrecer ciertas funcionalidades que puedan estar disponibles sin tener conexión a internet.
Una app por el sólo hecho de estar instalada en el móvil ya está generando presencia de marca (branding), pues el usuario la visualiza cuando utiliza su móvil
En general, las apps consiguen una experiencia de uso superior a la de la web para consultas y gestiones sencillas, por lo que al final son una opción prioritaria en el día a día.
Y la universidad no es una excepción. La inmensa mayoría de las universidades españolas tienen una o varias apps para relacionarse con sus públicos. En ese sentido, es una buena práctica ofrecer al usuario, en la medida de lo posible, una única app que centralice todas las funciones e interacciones. Aunque suele ser habitual en las apps universitarias diferenciar dos ámbitos, el ámbito relacional y el ámbito pedagógico.
En el ámbito pedagógico las apps universitarias suelen ser un complemento de las plataformas web de aprendizaje online. Una app puede ser una herramienta muy potente para ofrecer a los profesores elementos que refuercen los procesos de aprendizaje de sus estudiantes. En este sentido, una app universitaria puede ofrecer acceso a contenidos educativos, mecanismos para subir trabajos o pruebas de conocimiento, facilitar dinámicas de participación grupal, “gamificación” de trabajos y ejercicios académicos, acceder a chats grupales sobre las materias, permitir canales de comunicación entre tutores y estudiantes, etc.
En el ámbito relacional, en el que me centraré dado mi mayor conocimiento de ese ámbito, una app universitaria no es sólo una app para estudiantes. Un app universitaria debe atender a los muchos colectivos que interaccionan con la universidad: posibles estudiantes que quieren informarse o acceder a la universidad, estudiantes de grado que comienzan sus estudios, estudiantes que continúan sus estudios, estudiantes extranjeros, estudiantes de postgrado, alumni, profesores e investigadores de la universidad, potenciales profesores e investigadores, gestores de la propia universidad, empresas que busquen colaboraciones, proyectos de investigación o estudiantes para hacer prácticas, etc. Por tanto, una app universitaria debe tener ese carácter global de interacción con los diferentes colectivos que pueden necesitar obtener información o realizar gestiones con la universidad.
Una app puede ser una herramienta muy potente para ofrecer a los profesores elementos que refuercen los procesos de aprendizaje de sus estudiantes
La app universitaria debe disponer de servicios abiertos a usuarios sin necesidad de estar registrados, con información institucional, información de contacto, oferta académica, noticias y actualidad, agenda de eventos, acceso a las redes sociales oficiales, etc. Y por otro lado debe ofrecer servicios para usuarios registrados, organizados en los diferentes colectivos y perfiles de usuarios. Segmentar adecuadamente a los potenciales usuarios, y diseñar un adecuado proceso de registro/onboarding cuya experiencia de uso sea fácil y satisfactoria, es un aspecto clave.
Algunos de los servicios que no pueden faltar en una app universitaria en función de algunos de los principales perfiles de usuarios son:
- Posibles estudiantes: información sobre la oferta académica y las vías de acceso, mecanismos de solicitud de acceso a estudios, información del campus y de interés sobre la vida universitaria, testimonios de estudiantes, salidas profesionales, etc.
- Estudiantes: información sobre su expediente académico, oferta académica personalizada, calificaciones, rendimiento académico, horarios, profesores, tutorías, prácticas, servicios del campus tales como biblioteca, deportes, comedor, transportes…
- Profesores: asignaturas impartidas, horarios, estudiantes, calificaciones, calendario académico, curriculum académico…
- Investigadores: convocatorias de financiación de proyectos, proyectos realizados, proyectos en curso, grupos de investigación, publicaciones, congresos, resultados de investigación, patentes, curriculum investigador…
- Alumni: información, herramientas para desarrollo de la comunidad alumni, mecanismos de asociación, oferta académica personalizada…
- Empresas: solicitud de plazas para prácticas, candidaturas de estudiantes para prácticas, grupos de investigación disponibles, patentes, cátedras, mecanismos de asociación, facilidades para la facturación como proveedores, etc.
- Gestores y personal de la universidad: indicadores de gestión, información económica, gestiones de RRHH tales como vacaciones, permisos, ausencias, horario, calendario, formación, informacion fiscal, beneficios del personal, etc.
En lo relativo a la puesta en marcha de una app universitaria, adicionalmente a los aspectos tecnológicos que presten atención a la mantenibilidad, el rendimiento, la seguridad, la protección de los datos personales, etc. son aspectos fundamentales los relacionados con la gestión del cambio, siendo que son muchas las áreas de funcionamiento de una universidad las que pueden utilizar la app para interactuar y prestar servicios a todo ese gran volumen de colectivos de usuarios. Y también en muy importante la socialización para que los potenciales usuarios conozcan de esas capacidades y se animen a aprovecharlas, convirtiendo a la app en uno de los canales prioritarios de interacción con la entidad.
En definitiva, una app universitaria es una herramienta muy potente para gestionar la relación con los diferentes colectivos que se interactúan frecuentemente con la universidad, potenciando la imagen de la universidad, mejorando la experiencia de los usuarios y optimizando los procesos de gestión de la universidad.
Manuel Rivera,
Director de Comunicación y Marketing Universitas XXI
